9 bước lập kế hoạch thực thi công việc hiệu quả

9 Bước Lập Kế Hoạch thực thi công việc hiệu quả

Bước 1: Xác định mục tiêu yêu cầu công việc (Why?)

Ở bước này người lập kế hoạch cần phải xác định rõ được các vấn để sau:

- Tại sao phải làm công việc này?

- Ý nghĩa với tổ chức, bộ phận?

- Hậu quả nếu không thực hiện?

Sau đó người lập kế hoạch xác định mục tiêu công việc theo nguyên tắc SMART

- Specific – cụ thể, dễ hiểu

- Measurable – đo lường được

- Achievable – vừa sức.

- Realistics – thực tế.

- Timebound – có thời hạn.

Specific – cụ thể, dễ hiểu:

- Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai.

- Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ đang chiếm 40 % thị phần.

- Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa.

Measurable – đo lường được:

- Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay không?

- Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được.

Achievable – vừa sức:

- Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi.

- Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao. Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng 45kg có thể vừa sức hơn.

Realistics – thực tế:

- Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc..).

- Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như vậy là không thực tế.

Timebound – có thời hạn.

- Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn.

- Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác.

Bước 2: Xác định nội dung của công việc cần thực hiện (What?)

Ở bước thứ 2 này, người lập kế hoạch cần phải xác định rõ các nội dung sau đây:

- Nội dung công việc cần lập kế hoạch là gì?

- Chuẩn bị các bước thực thi công việc ra sao?

- Đảm bảo bước thực hiện công việc sau là kế cận hoặc kế thừa các phần công việc bước trước? (Phần nội dung này nếu như ai đã quen thuộc với bài toán quy hoạch tuyến tính thì sẽ rất dễ triển khai theo mô hình mạng)

Bước 3: Xác định địa điểm nơi triển khai công việc (Where?)

Ở bước thứ 3 này, người lập kế hoạch cần xác định rõ:

- Công việc được thực hiện tại đâu?

- Kiểm tra tại bộ phận nào?

- Testing ở công đoạn nào?

Bước 4: Xác định các nút thời gian cụ thể thực hiện công việc (When?)

- Công việc được thực hiện khi nào?

- Khi nào cần bàn giao?

- Khi nào cần kết thúc?

- Xác định thời lượng thực hiện công việc? (Thời lượng hoàn thành công việc kỳ vọng sẽ bằng (thời lượng hoàn thành công việc nhanh nhất + 4 lần thời thời gian trung bình + thời gian hoàn thành muộn nhất)/6 )

- Xác định mức độ cần thiết và khẩn cấp cho mỗi công việc? Từ đó sẽ sắp xếp công việc nào cần thực hiện trước, công việc nào hoàn thiện sau công việc nào bổ trợ cho bước thứ 2.

Bước 5: Xác định người thực hiện công việc (Who?)

Sau khi đã hoàn thành 4 bước ở trên tiếp đó người lên kế hoạch sẽ phải tính toán vấn đề nhân sự thực thi các công việc theo đúng nhóm năng lực của nhân sự để hoàn thành các công việc một cách hiệu quả nhất. Ở bước này người lập kế hoạch công việc cần xác định rõ:

- Ai làm việc gì?

- Ai kiểm tra?

- Ai hỗ trợ?

- Ai chịu trách nhiệm?

Bước 6: Xác định cách thức thực hiện công việc? (How?)

Ở bước này người lập kế hoạch công việc cần xác định:

- Tài liệu hướng dẫn là gì? Cần phải có bộ tài liệu hướng dẫn đào tạo nhân sự thực hiện công việc để đạt được đúng mục tiêu, chất lượng công việc.

- Cách thức thực hiện?

- Tiêu chuẩn đánh giá? Cần phải có bộ tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc để kịp thời điều chỉnh nếu trong trường hợp xảy ra lỗi, hoặc sự cố khi triển khai kế hoạch.

- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào? Cần phải có tài liệu hướng dẫn sử dụng các máy móc, thiết bị, công cụ hỗ trợ cho công việc để khai thác tối đa hoá hiệu quả.

Bước 7: Kiểm soát công việc (Control?)

Trong quá trình triển khai hoặc thực thi, liên tục phải có một bộ phận để kiểm soát công việc cho hiệu quả.

- Xác định những công việc có thể kiểm soát được

- Xác định những công việc không thể kiểm soát được

- Dụng cụ, công cụ giúp đo lường công việc

- Cần kiểm soát bao nhiêu phần trong các công đoạn thực hiện công việc. Đâu là công đoạn trọng yếu

Bước 8: Kiểm tra công việc (Check?)

Sau khi công việc đã thực thi hoặc đến giai đoạn hoàn thành một phần, hoàn thành toàn bộ khối lượng công việc, lúc này cần phải kiểm soát và đánh giá lại

Những bước công việc nà cần phải kiểm tra?

Nếu không đủ nguồn lực để thực hiện thì cần kiểm tra những bước nào?

Tần suất kiểm tra?

Bước 9: Xác định nguồn lực triển khai công việc bằng 5M

Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực để thực thi triển khai công việc, mà chỉ khi có đủ nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.

Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

Man: Nguồn nhân lực
Money: Tiền bạc
Material: Nguyên vật liệu, hệ thống cung ứng
Machine: Máy móc, công nghệ
Method: Phương pháp thực hiện

Tham khảo thêm các nội dung khác để bạn có thể lập kế hoạch tốt nhất

Hãy tham khảo thêm những bài viết mà Lapnghiep.Net tổng hợp tại đây

Khái niệm lập kế hoạch và cách lập kế hoạch hiệu quả

Doanh nhân

ý tưởng kinh doanh

Kênh đầu tư

Lập Nghiệp