Lập kế hoạch là làm gì? Kỹ năng và Các bước lập kế hoạch như thế nào để làm mọi công việc hiệu quả

Đối với bất kỳ một doanh nghiệp, một công việc nào cần triển khai trong các lĩnh vực marketing, bán hàng, vận tải, kế toán, nhân sự, giảng dạy,... đều cần phải có những kế hoạch công việc cụ thể chi tiết để đảm bảo vận hành của cả bộ máy trơn tru mang lại hiệu quả tối ưu nhất. Lapnghiep.Net chia sẻ một số kiến thức về lập kế hoạch để bạn đọc cùng tham khảo.

Lập kế hoạch là làm gì? Các bước lập kế hoạch để làm mọi việc hiệu quả

Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất đề thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra

Lập kế hoạch (Planning) là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để hành động đạt được mục tiêu

Vai trò của lập kế hoạch và ý nghĩa của việc lập kế hoạch

- Các thành viên phối hợp và nỗ lực trong thực thi công việc: Lập kế hoạch cho biết hướng đi của tổ chức. Khi tất cả những người có liên quan biết được tổ chức sẽ đi đâu và họ sẽ phải đóng góp gì để đạt được mục tiêu đó, thì đương nhiên họ sẽ phối hợp, hợp tác với nhau và làm việc một cách tổ chức. Thiếu kế hoạch, quỹ đạo đi tới mục tiêu của tổ chức sẽ là đường ziczắc khó thành công

- Giảm tính bất ổn định trong công việc: Lập kế hoạch có tác dụng là giảm tính bất ổn định của tổ chức, hay chương trình. lập kế hoạch buộc những người quản lý phải nhìn về phía trước, dự đoán những thay đổi trong nội bộ cũng như ngoài môi trường, cần nhắc ảnh hướng của chúng và đưa ra nhữung phản ứng đối phó thích hợp.

- Giảm sự chồng chéo trong công việc: Lập kế hoạch giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí giúp tăng tốc độ thực thi. Hiển nhiên là khi mục tiêu và những phương tiện đã rõ ràng thì những yếu tố phi hiệu suất cũng được bộc lộ.

- Kiểm tra và đánh giá: Lập kế hoạch thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra. Một tổ chức không có kế hoạch giống như một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông thời gian. Nếu một số tổ chức không rõ và phải đạt tới cái gì và đạt tới bằng cách nào, thì đương nhiên là không thể xác định được liệu nó có thực hiện được mục tiêu hay chữa và cũng không thể có được những biện pháp điều chỉnh kịp thời có nhữung lệch lạc xảy ra. Vì vậy, không có kế hoạch thì cũng không có cả kiểm tra.

Phương pháp xây dựng kế hoạch áp dụng hiện nay

Lập Kế hoạch hay lên kế hoạch, xây dựng kế hoạch, viết một bản kế hoạch thể là khâu đầu tiên trước khi bắt đầu vào thực thi công việc. Phương pháp xây dựng kế hoạch hiện nay thường được sử dụng là 5W1H2C5M bao gồm các yếu tố sau:

Why? Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
What? Xác định nội dung công việc
Where? Xác định công việc triển khai ở đâu
When? Xác định các nút thời gian cụ thể ra sao
Who? Xác định ai sẽ là người tham gia vào trong kế hoạch này
How? Xác định cách thức thực hiện
Control? Xác định phương pháp kiểm soát
Check? Xác định phương pháp kiểm tra
5M? Xác định nguồn lực thực hiện

Các bước lập kế hoạch thực thi công việc hiệu quả

Bước 1: Xác định mục tiêu yêu cầu công việc (Why?)

Ở bước này người lập kế hoạch cần phải xác định rõ được các vấn để sau:

- Tại sao phải làm công việc này?

- Ý nghĩa với tổ chức, bộ phận?

- Hậu quả nếu không thực hiện?

Sau đó người lập kế hoạch xác định mục tiêu công việc theo nguyên tắc SMART

- Specific – cụ thể, dễ hiểu

- Measurable – đo lường được

- Achievable – vừa sức.

- Realistics – thực tế.

- Timebound – có thời hạn.

Specific – cụ thể, dễ hiểu:

- Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai.

- Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ đang chiếm 40 % thị phần.

- Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa.

Measurable – đo lường được:

- Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay không?

- Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được.

Achievable – vừa sức:

- Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi.

- Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao. Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng 45kg có thể vừa sức hơn.

Realistics – thực tế:

- Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc..).

- Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như vậy là không thực tế.

Timebound – có thời hạn.

- Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn.

- Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác.

Bước 2: Xác định nội dung của công việc cần thực hiện (What?)

Ở bước thứ 2 này, người lập kế hoạch cần phải xác định rõ các nội dung sau đây:

- Nội dung công việc cần lập kế hoạch là gì?

- Chuẩn bị các bước thực thi công việc ra sao?

- Đảm bảo bước thực hiện công việc sau là kế cận hoặc kế thừa các phần công việc bước trước? (Phần nội dung này nếu như ai đã quen thuộc với bài toán quy hoạch tuyến tính thì sẽ rất dễ triển khai theo mô hình mạng)

Bước 3: Xác định địa điểm nơi triển khai công việc (Where?)

Ở bước thứ 3 này, người lập kế hoạch cần xác định rõ:

- Công việc được thực hiện tại đâu?

- Kiểm tra tại bộ phận nào?

- Testing ở công đoạn nào?

Bước 4: Xác định các nút thời gian cụ thể thực hiện công việc (When?)

- Công việc được thực hiện khi nào?

- Khi nào cần bàn giao?

- Khi nào cần kết thúc?

- Xác định thời lượng thực hiện công việc? (Thời lượng hoàn thành công việc kỳ vọng sẽ bằng (thời lượng hoàn thành công việc nhanh nhất + 4 lần thời thời gian trung bình + thời gian hoàn thành muộn nhất)/6 )

- Xác định mức độ cần thiết và khẩn cấp cho mỗi công việc? Từ đó sẽ sắp xếp công việc nào cần thực hiện trước, công việc nào hoàn thiện sau công việc nào bổ trợ cho bước thứ 2.

Bước 5: Xác định người thực hiện công việc (Who?)

Sau khi đã hoàn thành 4 bước ở trên tiếp đó người lên kế hoạch sẽ phải tính toán vấn đề nhân sự thực thi các công việc theo đúng nhóm năng lực của nhân sự để hoàn thành các công việc một cách hiệu quả nhất. Ở bước này người lập kế hoạch công việc cần xác định rõ:

- Ai làm việc gì?

- Ai kiểm tra?

- Ai hỗ trợ?

- Ai chịu trách nhiệm?

Bước 6: Xác định cách thức thực hiện công việc? (How?)

Ở bước này người lập kế hoạch công việc cần xác định:

- Tài liệu hướng dẫn là gì? Cần phải có bộ tài liệu hướng dẫn đào tạo nhân sự thực hiện công việc để đạt được đúng mục tiêu, chất lượng công việc.

- Cách thức thực hiện?

- Tiêu chuẩn đánh giá? Cần phải có bộ tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc để kịp thời điều chỉnh nếu trong trường hợp xảy ra lỗi, hoặc sự cố khi triển khai kế hoạch.

- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào? Cần phải có tài liệu hướng dẫn sử dụng các máy móc, thiết bị, công cụ hỗ trợ cho công việc để khai thác tối đa hoá hiệu quả.

Bước 7: Kiểm soát công việc (Control?)

Trong quá trình triển khai hoặc thực thi, liên tục phải có một bộ phận để kiểm soát công việc cho hiệu quả.

- Xác định những công việc có thể kiểm soát được

- Xác định những công việc không thể kiểm soát được

- Dụng cụ, công cụ giúp đo lường công việc

- Cần kiểm soát bao nhiêu phần trong các công đoạn thực hiện công việc. Đâu là công đoạn trọng yếu

Bước 8: Kiểm tra công việc (Check?)

Sau khi công việc đã thực thi hoặc đến giai đoạn hoàn thành một phần, hoàn thành toàn bộ khối lượng công việc, lúc này cần phải kiểm soát và đánh giá lại

Những bước công việc nà cần phải kiểm tra?

Nếu không đủ nguồn lực để thực hiện thì cần kiểm tra những bước nào?

Tần suất kiểm tra?

Bước 9: Xác định nguồn lực triển khai công việc bằng 5M

Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực để thực thi triển khai công việc, mà chỉ khi có đủ nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.

Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

Man: Nguồn nhân lực
Money: Tiền bạc
Material: Nguyên vật liệu, hệ thống cung ứng
Machine: Máy móc, công nghệ
Method: Phương pháp thực hiện

Những vấn đề người lập kế hoạch thường gặp phải khi xây dựng hoặc lập kế hoạch

Trong quá trình thiết lập những kế hoạch, người lập kế hoạch thường mắc phải những vấn đề sau đây khiến cho kế hoạch sau khi lập xong thì không có tính khả thi:

Những vấn đề khách quan:

Thiếu nguồn lực
Sự hợp tác của đồng nghiệp
Sự chỉ đạo không rõ ràng, nhất quán
Môi trường, hoàn cảnh thay đổi
Nhiều công việc phát sinh làm ảnh hưởng tiến độ thực hiện

Những vấn đề chủ quan mắc phải khi lập kế hoạch:

Lập kế hoạch quá sức mình
Chưa có mục tiêu rõ ràng
Tính cầu toàn trong việc lập kế hoạch
Có thêm những ý tưởng mới nhưng không áp dụng được vì kế hoạch đã được duyệt
Phân bổ thời gian không hợp lý cho từng đầu mục công việc
Thuyết phục cấp trên trong việc duyệt kế hoạch

Những loại kế hoạch thường gặp trong các doanh nghiệp

Đây là những loại kế hoạch điển hình mà các doanh nghiệp đều cần nhân viên các cấp triển khai trong suốt quá trình doanh nghiệp hoạt động. Người lập kế hoạch cần căn cứ vào các thông tin để xây dựng kế hoạch có tính khả thi triển khai cho doanh nghiệp hiệu quả.

Kế hoạch năm

Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm:

- Từ chiến lược của công ty.

- Từ các dự án tham gia

- Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao.

- Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận.

Nội dung của kế hoạch công tác năm:

- Nội dung các mục tiêu công việc.

- Thời gian thực hiện.

- Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm).

Kế hoạch tháng:

Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng:

- Các công việc trong kế hoạch năm.

- Các công việc tháng trước còn tồn tại.

- Các công việc mới phát sinh do công ty giao.

Nội dung kế hoạch tháng:

- Các công việc quan trọng trong tháng

- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện.

- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong tháng sau).

Kế hoạch tuần

Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:

- Các công việc trong kế hoạch tháng.

- Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong

- Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm.

Nội dung kế hoạch tuần:

- Nội dung các công việc và mục tiêu công việc tuần

- Phần công việc cụ thể

- Các công việc cần triển khai, thứ tự trước sau.

Tham khảo thêm các nội dung khác để bạn có thể lập kế hoạch tốt nhất

Hãy tham khảo thêm những bài viết mà Lapnghiep.Net tổng hợp tại đây

Doanh nhân

ý tưởng kinh doanh

Kênh đầu tư

Lập Nghiệp